// VERVANGING
Digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid zijn cruciaal.
We begeleiden bij het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt.
Digitale informatie is echter vluchtig en eenvoudig te wijzigen (manipuleren) zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is.
'Vervanging’ als vertrekpunt voor digitaal werken!
Een goed digitaal archiefbeheer maakt onderdeel uit van het op orde hebben van de informatiehuishouding. De weg ernaartoe vraagt om een gedegen aanpak, waarbij de gehele organisatie meegenomen wordt.
Verschillende ontwikkelingen als de Digitale Agenda 2020, de Omgevingswet, Common Ground, zaakgericht werken, geven aan dat zowel burgers als bedrijven op korte termijn zaken met de overheid volledig digitaal willen kunnen afhandelen. Dit betekent een forse wijziging ten aanzien van de informatiehuishouding en de daaraan gerelateerde processen.
Professionele begeleiding bij vervanging
Daar waar vanuit het verleden analoge dossiers nog leidend waren, zullen digitale dossiers nu veel meer geïntegreerd gaan worden in de primaire processen. Het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt, noemen we ‘vervanging’. Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen. Dit proces vergt kennis en kunde van de materie. Hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van de Archiefwet en het Archiefbesluit?