Onze samenleving wordt steeds digitaler - net als de manier waarop we informatie creëren, opslaan, ontsluiten en delen met elkaar.
'Vervanging’ als vertrekpunt voor digitaal werken!
Een goed digitaal archiefbeheer maakt onderdeel uit van het op orde hebben van de informatiehuishouding. De weg ernaartoe vraagt om een gedegen aanpak, waarbij de gehele organisatie meegenomen wordt.
Verschillende ontwikkelingen als de Digitale Agenda 2020, de Omgevingswet, Common Ground, zaakgericht werken, geven aan dat zowel burgers als bedrijven op korte termijn zaken met de overheid volledig digitaal willen kunnen afhandelen. Dit betekent een forse wijziging ten aanzien van de informatiehuishouding en de daaraan gerelateerde processen.
Professionele begeleiding bij vervanging
Daar waar vanuit het verleden analoge dossiers nog leidend waren, zullen digitale dossiers nu veel meer geïntegreerd gaan worden in de primaire processen. Het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt, noemen we ‘vervanging’. Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen. Dit proces vergt kennis en kunde van de materie. Hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van de Archiefwet en het Archiefbesluit?
Eerst een nulmeting, van daar uit opstarten
Daar waar vanuit het verleden analoge dossiers nog leidend waren, zullen digitale dossiers nu veel meer geïntegreerd gaan worden in de primaire processen. Het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt, noemen we ‘vervanging’. Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen. Dit proces vergt kennis en kunde van de materie. Hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van de Archiefwet en het Archiefbesluit?
Stappenplan invoering 'Vervanging'
De eerste stap die we samen met u nemen is zoals vermeld het uitvoeren van een nulmeting. De nulmeting wordt langs de volgende dimensies opgezet.
- Wettelijke kaders (o.a. Archiefwet, NEN-ISO normeringen, afstemming archiefinspectie)
- Governance (Archivistisch jaarverslag, beheersregelingen, mandateringen, enzovoorts)
- Beleid, organisatie (Informatiebeleid, huisvesting, communicatie, opleidingsniveau, enzovoorts.)
- Werkprocessen (Processen rondom digitalisering, archivering, vernietiging, enzovoorts)
- Onderhoud/beheer (Functioneel, technisch, applicatie, archivistisch beheer en methoden)
- ICT & Infrastructuur (Applicatielandschap, architectuur, hardware, informatiebeveiliging)
- Metadata (Scan- en archivistische metadata, documenttypelijst, TMLO)
- Conversie en preservatie (Digitale duurzaamheid, preservatieplanning)
Bij de start van de nulmeting wordt de “scope” bepaald: over welke te vervangen archief-bescheiden hebben we het in het project vervanging? De nulmeting levert een rapport op waarin we de huidige situatie beschrijven ten aanzien van vevanging om vervolgens de stappen te beschrijven om de hiaten weg te nemen en te komen tot de gewenste situatie. Na de nulmeting vinden de volgende faseringen plaats om te komen tot een handboek vervanging en de implementatie van de maatregelen, langs dezelfde dimensies die ook in de nulmeting zijn gehanteerd.
