eDepot
De informatiehuishouding van gemeentelijke organisaties wordt in toenemende mate digitaal. Een goede toegankelijkheid en borgen van de samenhang van deze digitale informatie op langere termijn is niet vanzelfsprekend.
Gemeenten en archiefinstellingen dienen er dan ook voor te zorgen dat digitaal gevormde archiefbescheiden duurzaam raadpleegbaar zijn én blijven. Dit wordt gefaciliteerd door een elektronisch depot, het zogeheten E-depot.
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie
Een E-depot bestaat uit hardware, software, en vooral: uit een aantal belangrijke afspraken en procedures, die nauwe afstemming vereisen tussen gemeentelijke organisatie (archiefvormer) en archiefinstelling (archiefbeheerder). Een definitie die we als eSpecialisten hanteren voor een E-depot is:
“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Door middel van een E-depot wordt ook actieve openbaarheid van overheidsinformatie bevorderd, aangezien informatie sneller toegankelijk kan worden gemaakt voor burgers. Dit bevordert niet alleen transparantie en democratie, maar heeft ook praktische voordelen: gemeenten kunnen burgers met vragen eenvoudig doorverwijzen naar de website van de archiefbeheerder. Ook kan een versnelde overdracht van archiefbescheiden naar een E-depot de gemeentelijke organisatie een aantal taken uit handen nemen op het gebied van digitaal werken. Na overbrenging hoeft de gemeentelijke organisatie zich immers niet meer bezig te houden met migraties of conversies. Daarnaast kan een E-depot bepaalde functionaliteiten van gemeentelijke applicaties vervangen, en zo geheel of gedeeltelijk in de plaats komen van een gemeentelijke Record Management Applicatie.
eSpecialisten en E-depot’s
eSpecialisten begeleid overheidsinstellingen bij de opzet van een eigen E-depot, of het opzetten van procedures om aansluiting en overbrenging naar een archiefbeheerder mogelijk te maken.
Rapport E-depot monitor
In 2016 hebben De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) en Archief2020 aan eSpecialisten de opdracht gegeven tot het uitvoeren van de E-depot monitor. Alle details over de aanpak van het traject en de bereikte resultaten zijn opgenomen in het rapport. Op deze pagina zijn het eindrapport “E-depot monitor VZG” en de daarbij behorende bijlagen opgenomen.
VNG marktverkenning eDepots 2020
VNG Realisatie heeft afgelopen maanden een marktverkenning uitgevoerd naar e-Depotoplossingen. De marktverkenning heeft plaatsgevonden op verzoek van gemeenten die betrokken zijn bij de proeftuin Preserveren van het project Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO).
De koplopergemeenten die in de projectgroep Preserveren deelnemen hebben gezamenlijk een achttal use-cases gedefinieerd die in hun optiek de noodzakelijke functionaliteiten dekken van een e-Depot en die goed inzage geven in de beschikbare functionaliteiten van de huidige e-Depots. Uses-cases zijn beschrijvingen van functies vanuit gebruikersperspectief. Daarnaast hebben zij een aantal vragen geformuleerd om de context te kunnen duiden. Kees Groeneveld heeft vanuit eSpecialisten het traject als projectleider begeleid.
Het rapport is te downloaden op deze pagina van VNG Realisatie.
Als u ondersteuning wilt in een eigen marktverkenning voor eDepots of een aanbesteding wilt gaan starten, neem dan contact met ons op. Wij adviseren en begeleiden u graag!